Fique por dentro dos benefícios da LGPD!

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LGPD: três benefícios que estão além do compliance

Estar em conformidade pode ajudar evitar ataques cibernéticos, melhorar a reputação e trazer mais competividade para o negócio

Em vigor desde 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é frequentemente atrelada às multas e sanções administrativas. Mas também há, na lei, aspectos positivos para as empresas. Segundo uma pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral (FDC), 61% dos entrevistados consideram que a LGPD traz valor para as empresas e não a veem como obstáculo burocrático.

Três benefícios de estar em conformidade. Confira:

1 – Melhora a segurança

A LGPD veio para ajudar a prevenir os temidos ataques cibernéticos, uma vez que obriga a organização a rever suas regras de privacidade e segurança. Por exemplo, é recomendável pelas boas práticas de segurança que ferramentas tecnológicas sejam escolhidas dentro dos três pilares da segurança da informação, o chamado CID:

  1. Confidencialidade: seja restrito apenas para usuários autorizados, com logins, senhas e mecanismos que assegurem a confidencialidade das informações;
  2. Integridade: garante que todas as informações sejam preservadas em seus formatos originais, sem alterações e sem desviar dos objetivos para os quais foram coletadas. Resumindo, elas devem permanecer íntegras, sem sofrer interferências externa
  3. Disponibilidade: precisa estar disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, para que possa ser acessada quando necessário.

Com base em um levantamento da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), as notificações referentes a ataques cibernéticos, no Brasil, cresceram 220% no primeiro semestre deste 2021, em comparação com o mesmo período de 2020. Por essa razão, proteger os dados é vital para garantir a continuidade dos negócios, minimizar danos e eventuais prejuízos financeiros.  Lembrando que todos os incidentes relativos aos dados pessoais devem ser notificados à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares, independentemente do grau de criticidade.

2 – Aumenta a credibilidade

Ao proteger os dados respeitando a lei, a empresa também demonstra que se preocupa com a privacidade dos seus clientes, colaboradores e parceiros comerciais. Isso aumenta a confiança do mercado podendo inclusive atrair mais negócios.

O ponto principal é que esse cuidado, aliado à uma relação transparente, melhora a reputação e a imagem do negócio, já que as pessoas não querem consumir produtos ou serviços de empresas que têm histórico de vazamento. É preciso lembrar que cuidar da imagem não pode ser algo apenas nas mídias sociais, mas sim, um cuidado com toda a operação.

3 – Traz mais competitividade  

O processo de adequação exige organização da casa. Ou seja, mapeamento e melhoria de processos, identificação de possíveis falhas e pontos de melhoria na operação. São medidas capazes de ajudar no planejamento estratégico e influenciar no crescimento do negócio.

Rever os processos também pode trazer benefícios financeiros. Por exemplo, armazenar documentos sem controlar o tempo, previsto em lei, que eles devem ficar guardados, pagando um espaço físico e/ou servidor a mais só para isso, é um custo que pode ser eliminado. Ao analisar esses documentos e notar que pela LGPD é possível descartá-los, a empresa pode enxugar custos e direcionar essa verba para investir internamente, destacando-se entre os concorrentes.

“A LGPD contribui para que profissionais e empresas possam expandir, crescer e oferecer melhores produtos e serviços. Investir na privacidade é mais do que estar em compliance, é uma estratégia de negócio, que ajuda a melhorar eficiência operacional e gera maior fidelidade e confiança dos clientes”, afirma Clayton Lourenço, Gerente de Segurança/Proteção de Dados Pessoais e DPO da ao³.

Fonte: Contábeis

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Saiba o que fazer e o que não fazer em relação à LGPD. Entenda!

Saiba O Que Fazer E O Que Não Fazer Em Relação à Lgpd. Entenda!94 Farias Contabil - Farias Contábil

Adequação à LGPD: o que fazer e o que não fazer

Sanções relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais começaram em agosto, saiba o que fazer para estar de acordo com as novas regras.

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) é um dos desafios empresariais atuais da transformação digital, afinal, dados pessoais são um dos principais ativos da atualidade. Para estarem em compliance, as empresas terão que considerar a privacidade de seus funcionários e clientes, além de adequarem seus sistemas e processos a essa nova cultura.

A empresa pode começar a sua preparação reforçando a segurança da informação dos principais sistemas que tratam dados pessoais, reduzindo, dessa forma, o risco de vazamento. Com essa prevenção, será garantida a harmonia com os princípios da segurança e prevenção, presentes na LGPD. Vale lembrar que é necessário construir, em paralelo, um procedimento de gestão de incidentes para cumprir obrigações e mitigar impactos com rapidez.

Por outro lado, é importante disponibilizar políticas, avisos de privacidade e um canal de atendimento para que os titulares se informem e solicitem correções, deleção dos dados e exerçam outros direitos. Seja em sites ou formulários institucionais, tudo precisa ser transmitido de forma objetiva. A LGPD elenca a transparência como um princípio chave para a conformidade e isso se reflete em dar às pessoas as informações e o acesso.

Desafios advindos da lei

Segundo Bruno dos Santos e Tainã Dias da Silva, ambos da área de Data Privacy da ICTS Protiviti, um dos principais desafios é garantir aos possíveis clientes a opção de gerenciar as suas preferências e, ao mesmo tempo, o controle do uso de seus dados. A depender do volume de titulares envolvidos e do segmento de negócio, é recomendado avaliar a utilização de um software de privacidade para apoiar a gestão do consentimento de ações de marketing e comunicação. Nesse sentido, a LGPD é um marco para as empresas fortalecerem um relacionamento de confiança e respeito, sendo essencial uma comunicação que não invada a privacidade das pessoas.

Outro ponto a considerar nessa jornada é a inclusão da privacidade e proteção de dados no monitoramento corporativo de riscos. Só em 2020 foram registradas no Brasil mais de 8,4 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos, segundo relatório divulgado pelo FortiGuard Labs e, já em 2021, presenciamos casos de mega vazamentos de dados pessoais, números que ressaltam a importância de monitorar os riscos de privacidade, pois descuidar disso pode acarretar danos contratuais e reputacionais, além de penalidades financeiras e administrativas aplicáveis a partir de primeiro de agosto de 2021 pelo órgão administrativo ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

Parte desse risco pode estar relacionado ao compartilhamento de dados com terceiros e parceiros comerciais. Por isso, identificar com clareza quais terceiros tratam dados pessoais, ajustando contratos e acordos, garante proteção e limitação de finalidade e uso dessas informações, evitando que os riscos se materializem. Como sugestão, pode-se optar pela criação de um procedimento específico para realização de due diligence.

Além de aplicar as medidas mencionadas, é preciso se atentar para o que não deve ser feito, como, por exemplo, pensar na privacidade como algo passageiro. A proteção de dados é um desdobramento da virtualização dos negócios, ou seja, deve-se pensar na privacidade como parte da governança. Quando a empresa deixa de atribuir papéis e responsabilidades de privacidade para as principais áreas de negócio e não nomeia um encarregado de dados, os impactos podem ser consideráveis na confiança e sustentabilidade da organização a curto e médio prazos.

Nesse sentido, montar equipes multidisciplinares para tratar o tema e avaliar a contratação de uma consultoria especializada pode ser um grande diferencial. Ver a necessidade de adequação à LGPD como uma oportunidade de rever processos, aperfeiçoar tecnologias, mapear riscos e endereçar soluções é uma forma de construir um futuro a partir de uma obrigação do presente.

Fonte: Contábeis

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Segurança da informação: cerca de 60% dos profissionais são descuidados no assunto. Entenda!

Seguranca Da Informacao Cerca De 60 Dos Profissionais Sao Descuidados No Assunto Entenda Farias Contabil - Farias Contábil

Pesquisa indica que 60% dos profissionais não dão tratamento adequado às informações empresariais confidenciais

Segundo dados do Instituto de Pesquisa do Risco Comportamental, parte considerável dos funcionários ainda não sabem tratar informações sensíveis.

Na sociedade brasileira, o tratamento de dados é uma realidade que até pouco tempo não possuía regulamentação específica, ganhando força somente agora com a Lei 13.709/08 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) , que regulamenta a troca, o tratamento e tudo que pode envolver dados pessoais sob égide da organização.

Segundo uma pesquisa realizada pelo IPRC (Instituto de Pesquisa do Risco Comportamental), 60% dos profissionais não dão tratamento adequado às informações confidenciais da organização em que trabalham.

Dados da pesquisa revelam que desses 60%, 13% apresentam baixa resiliência no tema, indicando que tendem a vazar informações em troca de benefícios pessoais diretos, como dinheiro ou presentes. Já os outros 47% não guardam sigilo das informações da sua organização por não perceberem a sua importância, ou ainda, por receberem benefícios indiretos no seu vazamento, como por exemplo, status social ao demonstrarem possuir esse conhecimento para outras pessoas da sua rede de relacionamento.

Apenas pouco mais de 1/3 dos profissionais (35%) denotam saber lidar adequadamente com tais informações, tendo consciência de que se trata de um bem, mesmo que intangível, da organização.

De acordo com Renato Almeida dos Santos, diretor acadêmico do IPRC, foram analisadas as respostas de 2.435 funcionários de diferentes níveis hierárquicos (estratégico, tático e operacional) de 24 empresas privadas situadas no Brasil. O objetivo era compreender a visão do indivíduo frente a hipóteses de conflitos éticos e seu nível de resiliência a estes dilemas que poderão estar expostos no ambiente organizacional.

“O vazamento de informações é a exposição intencional de dados que não deveriam ser públicos ou abertos a determinado receptor em troca de algum benefício ou prejuízo da organização”, explica Renato.

Ainda segundo o diretor, uma das formas de prevenir essa situação é a aplicação do teste de integridade. Essa ferramenta consiste na simulação de situações antiéticas com o objetivo de avaliar a predisposição do indivíduo para cometer atos imorais ou ilícitos, proporcionando maneiras de mitigar problemas dentro da organização.

“É preciso investir na ampliação da percepção moral do indivíduo, por meio do investimento na instrução. E a instrução, por sua vez, é mais ampla do que capacitar a equipe exclusivamente para a atividade profissional em sua dimensão técnica. Daí a necessidade de investimento em programas de promoção da ética de forma mais detalhada e aprofundada”, finaliza o diretor.

Fonte: Contábeis

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No retorno às atividades presenciais, as empresas poderão exigir vacinação. Saiba mais!

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Empresas poderão exigir vacinação no retorno às atividades presenciais

Escritórios, agências e repartições devem seguir protocolos sanitários. Para especialistas, retomada deve ser gradual e faseada

ritmo acelerado da vacinação no Brasil e a consequente queda de casos e mortes por covid-19 têm, aos poucos, incentivado setores da economia e do governo que haviam adotado o home office a antecipar ou planejar o retorno presencial às atividades. Na maioria dos casos, o funcionário deve comprovar que completou o esquema vacinal. Apenas trabalhadores com contraindicação médica têm sido orientados a manter o teletrabalho.

Em São Paulo, o governo do estado determinou o retorno ao trabalho presencial de todos os servidores da administração pública direta e autárquica – um total de 572 mil pessoas. Estão fora da regra os profissionais que apresentarem fatores de risco ou que ainda não tenham sido imunizados contra a covid.

Os servidores paulistas enquadrados nas exceções, segundo o governo, estão sendo mantidos em jornada remota de trabalho, ou à disposição da administração pública até que tenham tomado a segunda dose da vacina.

Universidades públicas

A determinação vai valer também para as três universidades estaduais paulistas (Universidade de São Paulo/USP, Universidade Estadual de Campinas/Unicamp e Universidade Estadual Paulista/Unesp), que já anunciaram que vão exigir a vacinação completa de seus professores, alunos e funcionários para a volta presencial neste segundo semestre.

Na USP, as aulas presenciais serão retomadas em 4 de outubro apenas para estudantes imunizados contra a covid-19 com as duas doses. As condições serão as mesmas na Unicamp e na Unesp, onde a previsão é voltar aos campi a partir de setembro.

Já a Prefeitura de São Paulo informou que os servidores do grupo de risco já vacinados (14 dias após as doses preconizadas para a vacina) não serão mais submetidos de forma obrigatória ao home office pelas chefias imediatas. No entanto, a Secretaria Municipal de Gestão esclareceu que a decisão sobre permanecer em teletrabalho ou voltar ao presencial cabe a cada órgão ou secretaria.

Na semana passada, a Prefeitura tornou obrigatória a vacinação contra covid-19 para todos os servidores e funcionários públicos municipais da administração direta, indireta, autarquias e fundações de São Paulo. Segundo a Prefeitura, a recusa, sem justa causa médica, será considerada falta grave e poderá resultar em punições.

Iniciativa privada

No setor privado, muitos segmentos também ensaiam o retorno. Um dos mais importantes bancos do país, o Bradesco informou que se prepara para uma “retomada segura e de forma planejada”, sempre respeitando os protocolos sanitários e as diretrizes do governo. De olho na evolução da vacinação no Brasil, o banco prevê um retorno gradual entre a segunda quinzena de setembro e a primeira de outubro.

Segundo o Bradesco, embora o retorno esteja planejado para ocorrer de forma faseada, “o modelo de trabalho híbrido é uma realidade”. O banco destaca o cuidado com a saúde do seu quadro de funcionários, colaboradores e familiares, mas não esclareceu se a volta ao trabalho presencial será condicionada à vacinação contra a covid. “Isso ainda está sendo definido”, informou a assessoria do Bradesco.

Pesquisas internas

Para os especialistas, o retorno gradual e faseado, modelo escolhido pelo Bradesco, é o mais seguro neste momento, uma vez que ainda vivemos numa pandemia. “Antes da volta, é importante ouvir as pessoas. Pesquisas internas podem revelar quem está no grupo de risco, quem tem medo de abandonar o home office e quem quer voltar ao trabalho presencial” explica Mariane Guerra, vice-presidente de Recursos Humanos da ADP na América Latina.

Os resultados da pesquisa, segundo Mariane, vão ajudar a nortear as primeiras ações da empresa, apontando, por exemplo, quais grupos devem voltar primeiro. “Uma transição suave, com a volta gradativa dos funcionários, é mais indicada”, diz. Evidentemente, o espaço físico da organização precisa estar preparado para receber os trabalhadores. “Todos os protocolos sanitários precisam ser seguidos. Outra conduta recomendada é realizar testagens por amostra regularmente.”

A obrigatoriedade da vacinação entre os funcionários é um fator que deve ser avaliado com cuidado por cada empresa. “Num primeiro momento, o ideal é sensibilizar o trabalhador, explicar os riscos à própria saúde, dos colegas e familiares”, afirma a executiva de RH. “Afinal, se o empresário permite o retorno de um funcionário não imunizado, coloca em risco todos os demais. E não se pode esquecer que ele tem uma responsabilidade sobre a coletividade”, argumenta.

Interesse coletivo

O advogado Luiz Eduardo Amaral de Mendonça, especialista em direito do trabalho e sócio do FAS Advogados, concorda com Mariane. Ele lembra que o STF (Supremo Tribunal Federal) decidiu em plenário, em dezembro, que o Estado pode impor, àqueles que se recusam a ser imunizados, medidas restritivas previstas em lei. “O ministro (Luís Roberto) Barroso deixou claro, em seu voto, que o interesse individual, ao esbarrar no interesse de terceiros, perde poder em benefício da coletividade”, afirma.

Baseado nas decisões restritivas autorizadas pelo Supremo, projeto de lei apresentado à Assembleia Legislativa do Paraná prevê que cidadãos não imunizados contra a covid sejam proibidos de se matricular em escolas públicas ou particulares, participar de concursos públicos e até embarcar em ônibus, trens e aeronaves. Proposta semelhante tramita no Senado Federal e torna obrigatória a vacinação para aqueles que precisem de atendimento presencial em estabelecimentos públicos e privados passíveis de aglomeração.

Demissão por justa causa

Nesse sentido, a conduta não poderia ser diferente na iniciativa privada. “A empresa que vai retomar o trabalho presencial pode e deve exigir a vacinação de seus funcionários para garantir um ambiente saudável e seguro para todos”, explica Mendonça. Prevalece, nesse caso, a orientação do Ministério Público do Trabalho, que prevê a possibilidade de demissão por justa causa nos casos de recusa à imunização, após esgotadas todas as tentativas de conscientização. A única exceção é se houver motivo clínico para a recusa, com razões médicas documentadas.

O especialista afirma que, se uma empresa pode ser responsabilizada legalmente pela eventual contaminação por covid de um funcionário em suas dependências, a lei permite a essa empresa que exija a vacinação de seus empregados. “Para isso, é claro que a organização precisa adotar todas as medidas de prevenção e protocolos sanitários”, diz Mendonça.

“A orientação sobre a importância da vacinação também é fundamental”, afirma o advogado. “E vale a pena fazer uma análise de todas as funções e verificar situações em que o teletrabalho pode ser mantido.” Se não for possível, e houver a  recusa de imunização, o funcionário pode ser advertido e depois suspenso. “A demissão deve ser a última medida.”

LGPD

Segundo Mendonça, as empresas também precisam estar atentas à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). “A informação sobre estar ou não vacinado é um dado sensível. Quem deve coletar essa informação do funcionário é sempre o médico do trabalho, que tem o dever do sigilo”, afirma. “Além disso, ele deve esclarecer a finalidade de sua consulta, ou seja, o planejamento do retorno presencial, se for este o caso.”

Fonte: R7

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Sabia que seus fornecedores também precisam atender à LGPD? Leia este material e evite surpresas!

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LGPD em vigor: fornecedores que coletam dados também devem estar adequados à lei

Não é suficiente que sua empresa esteja dentro dos padrões da LGPD, seus fornecedores também devem estar.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) , lei nº 13.709, aprovada em agosto de 2018, foi criada especificamente para o controle e proteção de dados pessoais, sendo assim, busca garantir todos os direitos possíveis dos titulares.

A norma teve sua vigência iniciada no ano passado, mas só agora, a partir de agosto de 2021, as sanções entram em vigor para quem violar os direitos dos titulares de dados e as obrigações para quem coleta e trata registros.

Como a lei ainda está sendo moldada, não basta sua empresa estar regularizada na LGPD: seus fornecedores também precisam estar de acordo. É fundamental ficar de olho nos fornecedores que terceirizam serviços como automação e coleta de dados, saber se as empresas contratadas estão de acordo com as conformidades da nova legislação, para evitar grandes dores de cabeça no futuro.

O não cumprimento com norma pode levar à aplicação de multa diária para implementação de programas de conformidade, mesmo que essas informações tenham sido coletadas por uma empresa prestadora de serviço.

Busque parceiros que, na necessidade de coleta e entrega de dados, tenham origem em fontes públicas sobre empresas, produtos, imóveis, entre outros. Nos casos de exceções e utilização de dados pessoais, que atuem 100% em conformidade com a norma.

Sanções no descumprimento da LGPD

João Drummond, CEO da startup Crawly, explica que mesmo com o anúncio das punições, ainda existem muitas incertezas, já que o cálculo para chegar ao valor das multas ainda não foi publicado, então, esse tipo de medida não poderá ser aplicado ainda. “A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) possui apenas 36 servidores, o que impacta diretamente na capacidade de atuação e combate às falhas de privacidade e exploração de dados”, acrescenta.

No entanto, as punições previstas são as seguintes, nesta ordem:

1. Advertência;

2. Publicidade da infração, que funciona como uma maneira de alertar a sociedade de a empresa desrespeitou as regras;

3. Multa simples, de até 2% do faturamento da empresa e que pode chegar a, no máximo, R﹩ 50 milhões por infração;

4. Multa diária;

5. Bloqueio dos dados pessoais referentes a infração;

6. Eliminação dos dados pessoais referentes a infração;

7. Suspensão do exercício da atividade de tratamento dos dados pessoais referentes a infração pelo período máximo de 6 meses, que pode ser estendido por outros 6 meses;

8. Proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.

Para evitar problemas futuros, pesquise e trabalhe somente com empresas que são aderentes à LGPD e utilizam fontes e mecanismos permitidos para extração de dados. O primeiro passo foi dado e finalmente as punições poderão ser aplicadas.

Fonte: Contábeis

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LGPD – respeite o ciclo de vida dos documentos de seus clientes para não sofrer com multas e com sanções

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LGPD: o ciclo de vida dos documentos físicos e digitais

A lei determina que todo o arquivo que contenha dado pessoal seja processado, armazenado e após o término da sua finalidade, seja protegido, armazenado ou descartado.

A Lei de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor e agora, a partir de agosto, começarão a ser aplicadas multas e sanções.

Com a proximidade, confira algumas dicas para ajudar as empresas, que lidam diariamente com documentos físicos e digitais, a preservarem os dados dos seus clientes e não sofrerem sanções.

Como gerenciar os dados

O primeiro passo para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados é produzir um inventário de dados, que pode ser dividido em quatro categorias:

  1. Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados;
  2. Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações;
  3. Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros;
  4. Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais – é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados.

Após esse levantamento, é necessário fazer um relatório de conformidade, que determinará o tempo que cada dado ficará armazenado – a apresentação dele é obrigatória caso a autoridade responsável solicite uma auditoria.

Se a empresa não tem profissional ou área especializada, o ideal é buscar ajuda com especialistas da área que orientam sobre esse processo de inventário. Outra forma de controlar, é criar planilhas e formulários online, que correlacionem as informações coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais.

O ciclo da vida do documento

A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esse material, caso necessário devido a outras leis ou regulamentações.

Para que isso aconteça respeitando a legislação, é indispensável criar um programa de privacidade para gerenciar tudo. O art. 37 impõe que, o controlador e operador devem manter o registro das atividades de tratamento. Ou seja, ele precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados na empresa, qual é a finalidade de cada um e a sua temporalidade, de acordo com as bases legais.

Apesar de não constar na lei uma tabela de temporalidade, é importante buscar entender quais são os prazos previstos para os arquivos, como atestados médicos, por exemplo. Uma dica é organizar uma tabela com tempo de guarda de documentos de acordo com instituições oficiais e órgãos governamentais, que indicam a temporalidade requerida por lei.

Como guardar o documento físico 

A destruição de alguns documentos só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento. Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restrição de acesso, vigilância e um ambiente climatizado para que não haja degradação.

Esse espaço pode ser dentro da própria empresa ou em algum fornecedor especializado em guarda de documentos físicos – independentemente do tamanho da empresa esse recurso é o mais indicado por ter a segurança das informações garantida em contrato.

Como descartar os documentos 

Quando necessário, o descarte de um dado, principalmente o físico, deve acontecer de maneira segura. No mercado existem empresas especializadas nesse tipo de serviço, que após a destruição, emitem um certificado, comprovando o encerramento correto do ciclo da vida do documento.

“A LGPD tem início e meio, mas não tem fim, pois os processos e dinâmicas mudam constantemente. Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição.  Por isso, é importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e não sofrer com vazamentos e multas.” afirma o Clayton Lourenço.

Fonte: Contábeis

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Saiba mais sobre a cultura do controle e da eliminação de desperdícios nas organizações.

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Eficiência da cultura de controle e eliminação de desperdícios nas organizações

Na realidade essa busca está relacionada a administração do desperdício, a busca do desempenho e da qualidade com a quantidade certa de insumos e investimentos, impactando a agilidade no atendimento.

As empresas buscam de várias maneiras alcançar a sua eficiência operacional, isso não poderia ser diferente, pois é o foco de qualquer investimento.

Porém, quando se questiona o conceito dessa busca, ou seja, de fato o que é essa eficiência e os benefícios dela para a organização, temos um instante de silêncio como se a questão fosse tão óbvia que a pergunta não caberia na abordagem.

Na realidade, essa busca está relacionada a administração do desperdício, a busca do desempenho e da qualidade com a quantidade certa de insumos e investimentos, impactando a agilidade no atendimento.

O que parece ser óbvio, como a dedução clara de rentabilidade e lucratividade, é uma consequência da administração do desperdício, de se trabalhar com o investimento seja material, seja financeiro, seja de mão de obra, todos na medida certa, nem mais e nem menos. Como ter rentabilidade e lucratividade sem antes atender esses quesitos – eliminar desperdícios tendo investimentos na medida exata.

Para que isso ocorra, temos que nos valer de processos e procedimentos que atendam a necessidade da operação que apresentem a dinâmica da atualização. Aí surgem outras questões não menos importantes, relacionadas ao que é processo, e ao que é procedimento?

O processo está relacionado as atividades do negócio e de suporte a realização do mesmo objetando o alcance de suas propostas de seu objetivo. Exemplo em uma empresa industrial, para que ela possa fabricar e vender seus produtos, ela terá vários processos: de manufatura, de compras e vendas, financeiro, de gestão de colaboradores e gestão patrimonial, e outros. É preciso identificar como esses eventos e relacionam, qual a dependência entre eles, qual o investimento para seu pleno funcionamento, como será a interação de funções dessa “máquina” para que ela apresente resultado para o fim ao qual se destina.

Já o procedimento indica a forma de executar determinado processo, ou seja, que material ou informação se recebe, com qual qualidade, em qual prazo, de quem, o que fazer com esse material ou informação, com qual qualidade, endereçando o resultado desse processo para quem, em qual prazo, através de qual meio ou forma.

Considerando a necessidade de agilização de informações para atender não somente requisitos  de mercado, como o pós venda, a entrega e quando necessária a reposição, a satisfação do cliente, a cobrança certa, a facilidade de contato com o cliente e atendimento de sua expectativa; mas também para atender o investidor quanto a acompanhar a evolução da empresa na qual aplicou recursos.

E ainda, não desprezando o atendimento das obrigações fiscais e tributárias junto ao órgão fiscalizador de suas operações, é fato que as organizações necessitam de processos e procedimentos bem estruturados, atualizados, com um quesito principal, que é a possibilidade de indicar de forma clara etapas da operação nas quais possa estar ocorrendo desperdício, ou ocorrendo a geração de algum tipo de contingência.

Fato importante quanto aos procedimentos é a versatilidade que os mesmos devem ter para atender alterações legais que norteiam a operação, e possam de maneira produtiva sugerir e se for o caso transferir atualizações para os processos. Exemplo atual é a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que traz as empresas a obrigação de administrar dados de terceiros na forma contemplada nessa Lei. Se temos procedimentos gessados, burocráticos, lentos de aplicação, estamos diante de um problema não de uma solução.

Item a ser considerado nessa abordagem é a tendência natural das empresas no investimento em softwares de gestão. A qualidade da informação disponibilizada a essas ferramentas é fundamental na qualidade do dado processado, sem considerar a agilidade do processamento, ou seja, se o dado é ruim ele chegará a ponta final do processo de forma bem mais rápida, como é a proposta dessas ferramentas, mas com a mesma qualidade com a qual foi inserido na ferramenta.

Processos e procedimentos bem elaborados, direcionados ao negócio, atendendo as variáveis do mesmo e do mercado de sua atuação são instrumentos fundamentais para a eliminação de desperdícios e para a dosagem correta de investimentos, além de suportarem princípios e políticas de governança, de eliminação de contingências financeiras e fiscais tributárias, e de uso pleno de ferramentas sistêmicas. Daí, teremos como consequência, o surgimento da rentabilidade e lucratividade na operação.

Fonte: Contábeis

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