LGPD – respeite o ciclo de vida dos documentos de seus clientes para não sofrer com multas e com sanções

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LGPD: o ciclo de vida dos documentos físicos e digitais

A lei determina que todo o arquivo que contenha dado pessoal seja processado, armazenado e após o término da sua finalidade, seja protegido, armazenado ou descartado.

A Lei de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor e agora, a partir de agosto, começarão a ser aplicadas multas e sanções.

Com a proximidade, confira algumas dicas para ajudar as empresas, que lidam diariamente com documentos físicos e digitais, a preservarem os dados dos seus clientes e não sofrerem sanções.

Como gerenciar os dados

O primeiro passo para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados é produzir um inventário de dados, que pode ser dividido em quatro categorias:

  1. Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados;
  2. Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações;
  3. Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros;
  4. Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais – é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados.

Após esse levantamento, é necessário fazer um relatório de conformidade, que determinará o tempo que cada dado ficará armazenado – a apresentação dele é obrigatória caso a autoridade responsável solicite uma auditoria.

Se a empresa não tem profissional ou área especializada, o ideal é buscar ajuda com especialistas da área que orientam sobre esse processo de inventário. Outra forma de controlar, é criar planilhas e formulários online, que correlacionem as informações coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais.

O ciclo da vida do documento

A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esse material, caso necessário devido a outras leis ou regulamentações.

Para que isso aconteça respeitando a legislação, é indispensável criar um programa de privacidade para gerenciar tudo. O art. 37 impõe que, o controlador e operador devem manter o registro das atividades de tratamento. Ou seja, ele precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados na empresa, qual é a finalidade de cada um e a sua temporalidade, de acordo com as bases legais.

Apesar de não constar na lei uma tabela de temporalidade, é importante buscar entender quais são os prazos previstos para os arquivos, como atestados médicos, por exemplo. Uma dica é organizar uma tabela com tempo de guarda de documentos de acordo com instituições oficiais e órgãos governamentais, que indicam a temporalidade requerida por lei.

Como guardar o documento físico 

A destruição de alguns documentos só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento. Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restrição de acesso, vigilância e um ambiente climatizado para que não haja degradação.

Esse espaço pode ser dentro da própria empresa ou em algum fornecedor especializado em guarda de documentos físicos – independentemente do tamanho da empresa esse recurso é o mais indicado por ter a segurança das informações garantida em contrato.

Como descartar os documentos 

Quando necessário, o descarte de um dado, principalmente o físico, deve acontecer de maneira segura. No mercado existem empresas especializadas nesse tipo de serviço, que após a destruição, emitem um certificado, comprovando o encerramento correto do ciclo da vida do documento.

“A LGPD tem início e meio, mas não tem fim, pois os processos e dinâmicas mudam constantemente. Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição.  Por isso, é importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e não sofrer com vazamentos e multas.” afirma o Clayton Lourenço.

Fonte: Contábeis

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[Atenção, empreendedor] Comissão de Defesa do Consumidor discute hoje sobre segurança de dados

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Comissão discute sobre a segurança no armazenamento de dados dos consumidores

A Comissão de Defesa do Consumidor realiza audiência pública nesta segunda-feira (28) para discutir o Projeto de Lei 786/19, que trata do armazenamento, pelo fornecedor, de dados referentes aos instrumentos de pagamento utilizados pelo consumidor.

O debate será no plenário 8, às 9h30, e poderá ser acompanhado de forma interativa pelo e-Democracia.

Confirmaram presença na audiência pública:

– Representante da Associação Brasileira de Instituições de Pagamento (Abipag), Marcel Leonard;
– O vice-presidente da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviço (Abecs), Ricardo de Barros Vieira;
– O diretor-presidente da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), Waldemar Gonçalves Ortunho Júnior;
– O advogado especialista em Direito Digital, Fabrício de Mota Alves; e
– Representante da Câmara Brasileira de Economia Digital.

O deputado Jorge Braz (Republicanos-RJ), que pediu o debate, lembra que o PL 786/19, elaborado com o objetivo de conferir maior segurança às transações realizadas por meio eletrônico, “tem suscitado dúvidas relevantes sobre a sua viabilidade, utilidade e prováveis impactos de ordem operacional e para os consumidores”.

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